Behandling av personopplysninger i Pinsekirken Kolbotn

 

Pinsekirken Kolbotn behandler personopplysninger i henhold til norsk lov og bestemmelsene i denne erklæringen. Dokumentet inngår som en del av menighetens HMS-system, og revideres sammen med dette en gang pr.år

 

  1. Prinsipper for behandling av opplysninger

 

1.1 Formål og hjemmel

Pinsekirken Kolbotn behandler og oppbevarer personopplysninger med følgende formål:

 

  1. Behandling av opplysninger om ansatte for å ivareta plikter Pinsekirken har som arbeidsgiver
  2. Behandling av opplysninger om medlemmer og andre kontakter for å:
    1. Følge opp og kommunisere med medlemmer og kontakter
    2. administrere og organisere aktiviteter i menigheten inkludert aktiviteter i undergrupper
    3. Sikre korrekt medlemsregistrering og rapportering i henhold til lovpålagte oppgaver
    4. Sikre korrekt skattetrekk for gaver til menigheten, der den registrerte ber om dette
    5. Sikre oppfølging og registrering av politiattester for personer som er pålagt å ha dette
    6. Behandle opplysninger om personer som mottar honorar for tjenester til Pinsekirken
    7. For administrasjon og fakturering av utleie av lokaler

 

1.2 Sikkerhet

Pinsekirken sikrer systemer og registre for å unngå tyveri, lekkasjer eller annen urettmessig tilgang til eller bruk av personopplysninger:

  1. Datasystemer og -registre er sikret med brukernavn og passord og antivirusprogramvare.
  2. Fysiske dokumenter med personopplysninger oppbevares innelåst.
  3. Tilgang til personopplysninger gis kun til personer som utfører oppgaver som er nevn i kapitlet «formål og hjemmel»
  4. Alle medarbeidere i menigheten som får tilgang til personopplysninger, både ansatte og frivillige, er underlagt taushetsplikt, og skal signere taushetserklæring

 

1.3 Datakvalitet og dataminimalisering:

Pinsekirken vil søke å holde volumet av personopplysninger til et minimum av det som trengs for å oppfylle formålene nevnt under pkt 1. Det vises ekstra stor varsomhet i forhold til følsom informasjon om personlige forhold, og slike opplysninger oppbevares normalt ikke i Pinsekirkens registre.

 

 

  1. 4 Transparens og opplæring

Informasjon om hvordan Pinsekirken behandler personopplysninger skal i hovedsak være tilgjengelige for allmennheten, og denne erklæringen legges ut på www.pinsekirkenkolbotn.no

 

Det informeres internt i menighetsmøter, nyhetsbrev og ledermøter om hvordan personopplysninger behandles og om de registrertes rettigheter.

 

Alle som har tilgang til Pinsekirkens registre skal ha tilstrekkelig opplæring for å kunne behandle personopplysninger i tråd med retningslinjene i denne erklæringen. Denne opplæringen gjennomføres fortløpende ved behov

 

  1. 5 Personvern:

Opplysninger vil kun samles inn og registreres for de formål som er nevnt i pkt. 1, og for å opprettholde kvaliteten på registrene.

 

Lagringstider vil bli kritisk vurdert opp mot behov.

 

Ved publisering på våre web-sider eller på sosiale medier, vil vi ivareta personvernet, se pkt 2.3 og 3.0

 

  1. Den registrertes rettigheter

 

2.1 Innsyn

Den som er registrert i Pinsekirkens register kan kreve innsyn i egne personopplysninger. Alle opplysninger skal da utleveres

 

2.2 Korrigering og sletting av opplysninger

Vi ønsker at registrene våre til enhver tid er oppdaterte, og oppfordrer alle registrerte til å melde endringer i kontaktopplysninger.

 

Pinsekirken må korrigere opplysninger som er feilaktige.

 

Registrerte kan kreve sine opplysninger slettet, men Pinsekirken er lovpålagt å beholde noen opplysninger, så som inn- og utmeldinger, kirkelige handlinger, regnskapsopplysninger m.m.

 

2.3 Samtykke

Informasjon om registrerte personer skal normalt ikke utleveres til andre formål enn det som er beskrevet under pkt 1.1. I slike tilfeller skal hver enkelt gi samtykke til utlevering.

 

Registrerte personer som ikke ønsker å motta informasjon i form av SMS eller e-post fra Pinsekirken, har rett til å melde seg av meldingstjenesten.

 

Personer under 15 år trenger samtykke fra foreldre/verge.

 

 

 

 

3.0 Bruk av web-sider og sosiale medier

Pinsekirken benytter seg av web-siden og sosiale medier for å informere om sin virksomhet. Det skal ikke publiseres bilder av gjenkjennbare personer, med mindre samtykke er gitt av den som er avbildet, eller dennes verge.

Menigheten tar ikke ansvar for bilder og opplysninger som medlemmer legger ut på egen hånd.

 

 

  1. Eksterne databehandlere:

Pinsekirken benytter 3.-parter for å utføre enkelte oppgaver. Disse er:

  • Kommunion A/S: Leverandør av medlemsregister
  • PSGS: Registrering av gaver til Pinsekirken med skattefradrag
  • Follo regnskapssentral: Føre Pinsekirkens regnskap

 

  1. Personvernombud

På grunn av virksomhetens omfang anses det ikke være behov for eget personvernombud